ASSISTANT(E) DE DIRECTION
Vacancy / Poste à pourvoir
Présentation de la société
Vingt PARIS est une agence proposant des services immobiliers, pour l’essentiel à une clientèle étrangère et non résidente. Dans le cadre de son expansion, Vingt PARIS recrute un(e) assistant(e) de direction administratif(ve)
Missions
- Organiser les rendez vous, le planning du dirigeant et filtrer les appels
- Concevoir et rédiger des courriers (RAR et classiques), rapports, notes, …
- Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
- Rédiger dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et / ou demandés (compte rendu, courriel, tout type de courrier, présentation, etc…)
- Gérer les mandats de vente, location, recherche et avenants
- Gérer la délégation de mandats (inter-cabinets)
- Suivre les promesses de vente avec le notaire
- Préparer les dossiers de location et en assurer la gestion administrative et le suivi (renouvellement de baux, dépôts de garantie, pack settle-in et settle-out, encaissement des loyers, syndics de copropriété)
- Coordonner les actions nécessaires pour les propriétaires (représentation dans les AG de copropriétaires, traduction des convocations et procès-verbaux)
- Gérer la facturation clients, agents commerciaux et apporteurs d’affaires, en lien avec l’expert-comptable
- Assurer le suivi des dossiers d’assurance
- Procéder à l’archivage et au classement des documents, notamment les dossiers de vente et de locations
- Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
Profil
- Enthousiaste et autonome, vous avec une expérience de 10 ans minimum sur des fonctions équivalentes en agence immobilière et vous souhaitez investir au sein d’une équipe dynamique.
- Vous êtes rigoureux/se, pragmatique, vous avez le sens du service et de l’initiative, ces qualités seront autant d’atouts pour travailler au bon fonctionnement de Vingt PARIS et soutenir son développement.
- Niveau minimum Bac+2 (BTS en assistanat de direction) ou Bac+3 (licence en administration et gestion des organisations).
Compétences requises
- Savoir-faire technique
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques
- Savoir-faire opérationnel
- Excellente expression orale et rédactionnelle
- Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint…)
- Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique…)
- Analyse et gestion des demandes d’information
- Capacité d’organisation, polyvalence
- Aptitude à travailler en équipe
- Discrétion
- Bilingue anglais/français (clientèle anglo-saxonne)
- Savoir-faire comportementaux
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Bon relationnel, bonne présentation,
- Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
Candidature
CV et lettre de motivation à adresser par mail à [email protected] (Référence VPAD2017)
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