ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Vacancy / Poste à pourvoir

Présentation de la société

Vingt PARIS est une agence proposant des services immobiliers, pour l’essentiel à une clientèle étrangère et non résidente. Dans le cadre de son expansion, Vingt PARIS recrute un(e) assistant(e) de direction administratif(ve)

Missions

• Organiser les rendez vous, le planning du dirigeant et filtrer les appels
• Concevoir et rédiger des courriers (RAR et classiques), rapports, notes, …
• Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
• Rédiger dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et / ou demandés (compte rendu, courriel, tout type de courrier, présentation, etc…)
• Gérer les mandats de vente, location, recherche et avenants
• Gérer la délégation de mandats (inter-cabinets)
• Suivre les promesses de vente avec le notaire
• Préparer les dossiers de location et en assurer la gestion administrative et le suivi (renouvellement de baux, dépôts de garantie, pack settle-in et settle-out, encaissement des loyers, syndics de copropriété)
• Coordonner les actions nécessaires pour les propriétaires (représentation dans les AG de copropriétaires, traduction des convocations et procès-verbaux)
• Gérer la facturation clients, agents commerciaux et apporteurs d’affaires, en lien avec l’expert-comptable
• Assurer le suivi des dossiers d’assurance
• Procéder à l’archivage et au classement des documents, notamment les dossiers de vente et de locations
• Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons

Profil

• Enthousiaste et autonome, vous avec une expérience de 10 ans minimum sur des fonctions équivalentes en agence immobilière et vous souhaitez investir au sein d’une équipe dynamique.
• Vous êtes rigoureux/se, pragmatique, vous avez le sens du service et de l’initiative, ces qualités seront autant d’atouts pour travailler au bon fonctionnement de Vingt PARIS et soutenir son développement.
• Niveau minimum Bac+2 (BTS en assistanat de direction) ou Bac+3 (licence en administration et gestion des organisations).

Compétences requises

• Savoir-faire technique
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Très bonne maîtrise des techniques bureautiques
• Savoir-faire opérationnel
• Excellente expression orale et rédactionnelle
• Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint…)
• Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique…)
• Analyse et gestion des demandes d’information
• Capacité d’organisation, polyvalence
• Aptitude à travailler en équipe
• Discrétion
• Bilingue anglais/français (clientèle anglo-saxonne)
• Savoir-faire comportementaux
• Discrétion, sens de la confidentialité
• Bon relationnel, bonne présentation,
• Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode

Candidature

CV et lettre de motivation à adresser par mail à [email protected] (Référence VPAD2017)

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