GESTIONNAIRE LOCATIF/ADMINISTRATIF

POST à POURVOIR

MISSIONS PRINCIPALES

Gestion locative:
– Aide à la mise en place des procédures internes et logiciels
– Création et suivi de dossiers fichiers propriétaire/locataire
– Etablissement de contrats de location et tous documents y afférents, y compris déclarations fiscales
– Contacts avec les propriétaires / locataires, gestion de demandes, y compris la négociation de contrats
– Contacts avec les prestataires afin d’organiser les interventions de maintenance ou travaux éventuels
– Suivi des encaissements des loyers et allocations /règlement de factures des prestataires
– Paiements des appels de fonds et relances
– Préparation des documents relatifs aux états des lieux d’entrée et de sortie
– Régularisation des charges annuelles, quittancement
– Reportings d’activité

Gestion administrative et financière:
– Etablissement de factures clients / suivi des créances clients / relances
– Vérification et saisi de factures fournisseurs / règlements selon un tableau de bord, y compris pour des projets design
– Vérification de notes de frais et suivi des paiements
– Rapprochement des comptes bancaires avec paiements entrants/sortants
– Interface avec des interlocuteurs institutionnels / cabinet comptable
– Commande achat bureautique
– Reportings et comptes rendus de réunion à la direction

Juridique:
– Vérification des mandats et suivi
– Tenue administrative des dossiers juridiques avec le support du service dédié
– Suivi de la validité des cartes d’habilitation des agents commerciaux et procéder à leur mise à jour le cas échéant
– Suivi et mise à jour des documents type de correspondance et/ou de contrats conformément à la règlementation (sur la base de modèles disponibles)
– Préparation de dossiers en cas de contentieux
– Veille juridique & communication avec la direction

Ressources Humaines:
– Suivi et mise à jour des procédures opérationnelles et des documents de formation internes
– Formation des nouveaux collègues aux procédures internes et à l’utilisation des outils
– Préparation de la documentation contractuelle & création des fichiers de personnel internes avec tous les documents justificatifs
– Aide à la préparation des éléments de la paie ; gérer les tickets restaurant
– Tenue du registre de personnel ; Suivi des adhésions à la mutuelle et des visites médicales

Assistance à la direction dans les démarches administratives:
– Paiements/échanges avec la banque
– Echanges avec l’assurance, mutuelle, etc.

OBJECTIFS:

– Support administrative et soutien à la direction dans le management opérationnel des activités
– Coordination des activités quotidiennes et de la gestion locative
– S’assurer que les procédures et documents internes sont conformes à la règlementation en vigueur
– Répondre aux exigences individuellement définies par la direction

PROFILE RECHERCHE:

– Bilingue Français / Anglais
– Bonne connaissance de l’environnement comptable/ juridique / financier
– Connaissance du secteur de l’immobilier/de la gestion locative
– Expérience de 5 ans minimum dans un poste administratif
– Grande capacité organisationnelle et de la gestion des imprévus et priorités
– Esprit de synthèse, rigueur et méthode, dynamisme et réactivité
– Bonnes capacités relationnelles
– Discrétion et sens de la qualité de service

DISCLAIMER:

The preceeding description is not designed to be a complete list of all duties and responsibilities, which might develop over time.